L’essentiel sur les déclarations

Les entreprises affiliées sont tenues de déclarer les revenus d’activité de leurs salariés. Des cas particuliers existent cependant, notamment pour les CDD d’une durée supérieure à un an.

Principe

Tous les revenus d’activités (salaires, primes, indemnités, avantages en nature…) doivent faire l’objet d’une déclaration. Des cas particuliers existent, liés au statut du personnel.

La périodicité des déclarations de salaires et du paiement des cotisations est soit :

  • mensuelle si l’effectif déclaré est de 10 salariés et plus,
  • trimestrielle par défaut si l’effectif ne dépasse pas 9 salariés.

Néanmoins, l’entreprise peut demander l’application de la périodicité mensuelle sans condition (même si son effectif est inférieur à 10 salariés).

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Pour permettre à la caisse de délivrer les certificats de congés et assurer le paiement des indemnités de congés payés, l’entreprise doit compléter et adresser la Déclaration Nominative Annuelle (DNA) avant le 20 avril de chaque année. La DNA concerne tous les salariés occupés même temporairement dans l’entreprise au cours de la période de référence (1er avril - 31 mars).

En sont exclus les intérimaires, les salariés en contrat à durée déterminée de plus d’un an pour lesquels le paiement des congés est assuré par l’employeur en vertu de l’article 3 du règlement intérieur ou en application des articles D3141-23 et D3141-24 du code du travail et les salariés embauchés sous le dispositif TESE.

Cette déclaration est indispensable à la caisse pour le calcul de la durée du congé et du montant de l’indemnité correspondante (article 1c du règlement intérieur). Les informations déclarées sur la DNA sont comparées avec celles dont la caisse a déjà connaissance, notamment les salaires. La concordance des informations ainsi regroupées est une condition sine qua non au paiement des congés des salariés.

Avant de transmettre sa DNA, l’entreprise doit impérativement s’assurer que le montant total des déclarations de salaires correspond au cumul des salaires bruts déclarés pour chacun de ses salariés sur la DNA. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise doit avertir la caisse.

Modalités de déclaration

Il existe deux modalités de production de la DNA :

  • Sur le site internet de la caisse (les avantages sont nombreux) :

        - La DNA est pré-remplie des informations en possession de la caisse.

        - Sous 8 jours, la caisse procède à l’envoi des certificats de congés, si le traitement de la DNA ne nécessite pas d’information(s) complémentaire(s).

        - Dès réception des certificats (qu’il appartient à l’entreprise de remettre à ses salariés) elle pourra procéder à l’enregistrement des demandes de congés sur l'espace sécurisé :

          Départements 17, 44, 49, 56, 79, 85, 86  (Votre compte / Congés / Saisie de dates de congés).

          Départements 22, 29, 35, 53                    (Gestion des congés / Saisie congés).

        - La demande est automatiquement prise en compte par la caisse, et le paiement effectué 10 jours avant le départ.

        - En cas de saisie tardive de l’entreprise, l’utilisation du site internet permet d’initier le paiement immédiatement.

  • Sur le site www.net-entreprises.fr (Net DADSU CI-BTP)

        Le logiciel de paie de l’entreprise doit être prévu à cet effet.

 

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  • Paiement par Télérèglement via le site de la caisse

A chaque échéance déclarative, l’intervention de l’entreprise se limite à une seule opération. Au même instant, elle déclare les salaires de son personnel, visualise en temps réel le montant des cotisations dues (calculées automatiquement par le site en fonction des informations saisies) et positionne son paiement. Le montant dû tient compte du solde existant, créditeur ou débiteur.

Pour accéder à la déclaration de salaires, il suffit de se rendre sur l'ESPACE SECURISE (profil ENTREPRISE).  L'entreprise renseigne les salaires versés pour la période considérée (mensuelle ou trimestrielle). Seules les cotisations auxquelles est assujettie l’entreprise (congés payés, intempéries, OPPBTP, cotisation professionnelle…) sont reprises, et le calcul de leur montant se fait automatiquement. Le montant dû pour la période est immédiatement connu.

L’entreprise a la possibilité de choisir à chaque échéance le compte support de ses paiements dans la limite de trois comptes bancaires pré-identifiés.

Si l’entreprise utilise les services proposés par le portail www.net-entreprises.fr, elle peut remplir ses obligations déclaratives et de paiement via la Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS).

  • Paiement par Prélèvement (possibilité offerte uniquement aux adhérents des départements 17, 44, 49, 56, 79, 85, 86). Celui-ci est effectué au terme de l’échéance.
  • Paiement par Virement

Pour toute transaction, il est impératif d’indiquer son numéro d’adhérent dans le libellé de l’ordre de virement.


RIB Antenne de Nantes (départements 17, 44, 49, 56, 79, 85, 86).

IBAN FR76 3025 8100 0008 0001 2026 419

BIC BATIFRP1XXX


RIB Antenne de Rennes (départements 22, 29, 35, 53).

IBAN FR76 1558 9351 0900 2504 6134 044

BIC CMBRFR2BXXX


  • Paiement par chèque bancaire ou postal

Chèque joint au bordereau d’appel des cotisations (possibilité ouverte à toutes les entreprises sauf aux adhérents des départements 17, 44, 49, 56, 79, 85, 86 dont l’appel de cotisations est mensuel).

Textes de référence

Règlement intérieur de la caisse CITBP : article 2.

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L’entreprise doit informer la caisse, en déclarant son embauche au plus tôt, sur le site internet à partir de son espace sécurisé :

  • Rubrique Votre compte/Effectif/Déclaration de l’embauche d’un salarié (pour les adhérents des départements 17, 44, 49, 56, 79, 85, 86).
  • Rubrique Gestion des salariés / Déclaration d'embauche (pour les adhérents des départements 22, 29, 35, 53).

Il est indispensable de communiquer le numéro de sécurité sociale complet du salarié (15 chiffres). A défaut, la caisse ne sera pas en mesure d’assurer le paiement de l’indemnité congés du salarié.

Sont également indispensables à la bonne gestion du dossier : Adresse, téléphone, courriel, date et lieu de naissance, code métier, qualification, date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté dans la profession, horaire et taux horaire, L’entreprise doit également préciser si le salarié cotise à Pôle emploi et s’il bénéficie de l’abattement de 10 %.

En cas d’embauche d’un apprenti, une copie du contrat d’apprentissage doit être transmis à la caisse.

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Qu’est-ce que le relevé de compte ?

À tout moment, une situation de compte peut être téléchargée sur le site de la caisse. Un relevé peut également être transmis sur simple demande.

Les relevés de compte font par ailleurs l’objet d’un envoi postal limité à certaines situations particulières (notamment les situations irrégulières du compte…).

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Cotisation Assiette Taux
Congés payés Salaire brut 19,95 %
Intempéries gros-œuvre Salaires plafonnés pris en compte pour le calcul des cotisations de sécurité sociale 0,74 %
Intempéries second-œuvre 0,15 %
OPPBTP Salaires bruts majorés d’un coefficient de 13,14 % 0,11 %
OPPBTP travailleurs temporaires Heures facturées sur le trimestre x 12,92 € 0,11 %

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Cas particuliers

Les salariés en CDD, y compris contrats d’apprentissage ou de professionnalisation

L’employeur peut, après accord de la caisse, assurer lui-même le paiement des congés de ses salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD classique, contrat d’apprentissage ou contrat professionnel notamment) sous réserve du respect des conditions de fond suivantes :

  • le contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum d’une année ;
  • le contrat doit avoir acquis une date certaine par enregistrement.

On dit alors qu’il peut opposer le contrat à la caisse.

Pour que sa demande d’opposition soit recevable, l’employeur doit, lors de la conclusion du contrat, adresser à la caisse, par courrier recommandé :

  • une copie du contrat de travail ;
  • une demande écrite indiquant son intention d’opposer le contrat sur le fondement des articles D.3141-23 et suivants du code du travail.

Ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

Rappel : quelle que soit l’option retenue (prise en charge directe du paiement des congés ou non), l’employeur doit adresser les contrats de ses apprentis à la caisse.

Si le contrat est rompu avant un an

Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.

En cas de résiliation d’un CDD d’un an et plus avant le terme du douzième mois, l’employeur doit, s’il a choisi d’assurer lui-même le paiement des congés, avertir la caisse de la résiliation dans les huit jours et verser immédiatement et rétroactivement les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).

Pour assurer légalement lui-même le paiement des congés de son apprenti ou de son salarié en CDD de plus d’un an, l’employeur a l’obligation d’effectuer des démarches au moment de la conclusion du contrat de travail. Si ces démarches ne sont pas accomplies, l’employeur est en situation irrégulière vis-à-vis de la caisse.

Même si l’employeur a directement payé les congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, les salaires de ce dernier doivent être réintégrés dans l’assiette de ses cotisations congés.

 

Texte de référence

  • Code du travail : article D. 3141-23.
  • Règlement intérieur de la caisse CIBTP : article 3.

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Pour que sa demande d’opposition d’un CDD de plus d’un an (contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation) soit recevable, l’employeur doit adresser à la caisse, par courrier recommandé :

  • lors de la conclusion du contrat, une copie du contrat accompagné d’une notification écrite de son intention de l’opposer en vertu de l'article D.3141-23 du code du travail,
  • dans les huit jours suivant son enregistrement par un organisme compétent, la copie du contrat.

Ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

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Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.

En cas de résiliation d’un CDD d’un an et plus avant le terme du douzième mois, l’employeur doit, s’il a choisi d’assurer lui-même le paiement des congés, avertir la caisse de la résiliation dans les huit jours et verser immédiatement et rétroactivement les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).

 

Texte de référence

  • Code du travail : article D.3141-23.

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Autres cas particuliers

D’autres exceptions ou règles spécifiques s’appliquent aux salariés ayant certains statuts ou placés dans une situation particulière.

La déclaration à la caisse dépend du cadre juridique de cette formation :

  • en présence d’un contrat de travail, les salaires doivent être déclarés ;
  • dans le cas contraire (stage), pas de déclaration.

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Les qualités d’associé et de salarié ne sont pas incompatibles dès lors qu’il existe un contrat de travail supposant un lien de subordination effectif avec le dirigeant, des fonctions et une rémunération distinctes. Dans ce cas, le salarié associé doit être déclaré à la caisse.

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Lorsqu’une entreprise adhérente détache ses salariés en dehors du territoire français, elle n’est pas pour autant dispensée envers la caisse de son obligation d’affiliation, et de déclarer les salaires et de verser ses cotisations.

Pour tout détachement dans un pays étranger ayant fait l’objet d’une convention avec le réseau des Caisses de congés payés, (Italie, Autriche, Allemagne), contactez la caisse.

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Les salariés ayant statut de VRP sont hors du champ du régime de congés payés. Leurs rémunérations n’entrent donc dans la masse salariale sur laquelle sont calculées les cotisations.

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