L’essentiel sur les déclarations

Les entreprises affiliées sont tenues de déclarer les revenus d’activité de leurs salariés. Des cas particuliers existent cependant, notamment pour les CDD d’une durée supérieure à un an.

Principe

Tous les revenus d’activités (salaires, primes, indemnités, avantages en nature…) doivent faire l’objet d’une déclaration. Des cas particuliers existent, liés au statut du personnel.

Les éléments de calcul du montant des cotisations sont transmis chaque mois par l'entreprise via la déclaration sociale nominative. Toutes les cotisations exigibles sont appelées mensuellement par la caisse.

Le paiement est  exigible à 45 jours à compter du dernier jour franc du mois déclaré.

Par exemple, les déclarations dues au titre de la période de janvier 2022 sont exigibles au 15 mars 2022.

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Pour permettre à la caisse de délivrer les certificats de congés et assurer le paiement des indemnités de congés payés, l’entreprise doit compléter et adresser la Déclaration Nominative Annuelle (DNA) en avril. La DNA concerne tous les salariés occupés même temporairement dans l’entreprise au cours de la période de référence (1er avril - 31 mars).

En sont exclus les intérimaires, les salariés en contrat à durée déterminée de plus d’un an pour lesquels le paiement des congés est assuré par l’employeur en vertu de l’article 3 du règlement intérieur ou en application des articles D3141-23 et D3141-24 du code du travail et les salariés embauchés sous le dispositif TESE.

Cette déclaration est indispensable à la caisse pour le calcul de la durée du congé et du montant de l’indemnité correspondante (article 1c du règlement intérieur). Les informations déclarées sur la DNA sont comparées avec celles dont la caisse a déjà connaissance, notamment les salaires. La concordance des informations ainsi regroupées est une condition sine qua non au paiement des congés des salariés.

Avant de transmettre sa DNA, l’entreprise doit impérativement s’assurer que le montant total des déclarations de salaires correspond au cumul des salaires bruts déclarés pour chacun de ses salariés sur la DNA. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise doit avertir la caisse.

Modalités de déclaration

Il existe deux modalités de production de la DNA :

  • Sur le site internet de la caisse :

        La DNA est pré-remplie des informations en possession de la caisse.

        Sous 8 jours, la caisse procède à l’envoi des certificats de congés, si le traitement de la DNA ne nécessite pas d’information(s) complémentaire(s).

        Dès réception des certificats (qu’il appartient à l’entreprise de remettre à ses salariés) elle pourra procéder à l’enregistrement des demandes de congés sur l'Espace sécurisé : Gestion des congés / Saisie congés.

        La demande est automatiquement prise en compte par la caisse, et le paiement effectué 10 jours avant le départ.

        En cas de saisie tardive de l’entreprise, l’utilisation du site internet permet d’initier le paiement immédiatement.

  • Sur le site www.net-entreprises.fr (Net DADSU CI-BTP)

        

 

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Depuis l'entrée en DSN, les embauches et débauches de personnel sont véhiculées par le fichier DSN produit chaque mois, l'entreprise n'a pas démarche particluière à accomplir.

En cas d’embauche d’un apprenti, une copie du contrat d’apprentissage doit être transmis à la caisse dans les meilleurs délais. La notion de contrat d'apprentissage doit impérativement être précisée dans le bloc S21.G00.40 rubrique 008.

En cas d'embauche d'un salarié étranger ayant un n° SS provisoire, il est nécessaire d'indiquer un Nunéro Technique Temporaire composé du premier caractère: 1 (homme) ou 2 (femme) suivi du SIREN de l'entreprise puis du matricule du salarié dans l'entreprise.

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Qu’est-ce que le relevé de compte ?

Afin de se tenir informée sur sa situation vis-à-vis de la caisse, l’entreprise peut consulter, à partir de son Espace sécurisé CIBTP, un relevé de compte reprenant le solde porté sur le relevé du mois précédent ainsi que le détail des opérations du mois. C'est un document comptable archivé à la rubrique Documentation de son Espace sécurisé CIBTP.

A noter : une entreprise en situation comptable régulière peut télécharger une attestation de mise à jour à partir de la rubrique Mon espace adhérent > Demander une attestation de marché sur son Espace sécurisé CIBTP.

 

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Les rémunérations attribuées au titre d'un mandat social n'ont pas le caractère de salaire.

Les dirigeants de sociétés (PDG, membre du directoire, gérant) exercent leur fonction en qualité de mandataires sociaux et non en vertu d'un contrat de travail : ils n'ont donc pas droit à du congé payé.

Les mandataires sociaux n'ont donc pas à déclarer leurs rémunérations à la caisse.

Cumul d’un mandat social et d’un contrat de travail

Les salaires que peut percevoir le dirigeant au titre d’un contrat de travail, cumulé avec son mandat social, doivent être déclarés. Contactez le service affiliation de la caisse pour plus d’information.

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Cotisation Assiette Taux
Congés payés Salaires bruts 19,95 %
Intempéries gros-œuvre Salaires plafonnés pris en compte pour le calcul des cotisations de sécurité sociale 0,68 %
Intempéries second-œuvre 0,13 %
OPPBTP Salaires bruts majorés d’un coefficient de 13,14 % 0,11 %
OPPBTP travailleurs temporaires Heures facturées sur le mois x 13,36 € 0,11 %

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Cas particuliers

Les salariés en CDD, y compris contrats d’apprentissage ou de professionnalisation

L’employeur peut, après accord de la caisse, assurer lui-même le paiement des congés de ses salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD classique, contrat d’apprentissage ou contrat professionnel notamment) sous réserve du respect des conditions de fond suivantes :

  • le contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum d’une année ;
  • le contrat doit avoir acquis une date certaine par enregistrement.

On dit alors qu’il peut opposer le contrat à la caisse.

Pour que sa demande d’opposition soit recevable, l’employeur doit, lors de la conclusion du contrat, adresser à la caisse, par courrier recommandé :

  • une copie du contrat de travail ;
  • une demande écrite indiquant son intention d’opposer le contrat sur le fondement des articles D.3141-23 et suivants du code du travail.

Ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

Rappel : quelle que soit l’option retenue (prise en charge directe du paiement des congés ou non), l’employeur doit adresser les contrats de ses apprentis à la caisse.

Si le contrat est rompu avant un an

Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.

En cas de résiliation d’un CDD d’un an et plus avant le terme du douzième mois, l’employeur doit, s’il a choisi d’assurer lui-même le paiement des congés, avertir la caisse de la résiliation dans les huit jours et verser immédiatement et rétroactivement les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).

Pour assurer légalement lui-même le paiement des congés de son apprenti ou de son salarié en CDD de plus d’un an, l’employeur a l’obligation d’effectuer des démarches au moment de la conclusion du contrat de travail. Si ces démarches ne sont pas accomplies, l’employeur est en situation irrégulière vis-à-vis de la caisse.

Même si l’employeur a directement payé les congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, les salaires de ce dernier doivent être réintégrés dans l’assiette de ses cotisations congés pour chaque période de paie.

Textes de référence
Code du travail : article D. 3141-23.
Règlement intérieur de la caisse CIBTP : article 3.

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Pour que sa demande d’opposition d’un CDD de plus d’un an (contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation) soit recevable, l’employeur doit adresser à la caisse :

  • lors de la conclusion du contrat, une copie du contrat accompagné d’une notification écrite de son intention de l’opposer en vertu de l'article D.3141-23 du code du travail,
  • dans les huit jours suivant son enregistrement par un organisme compétent, la copie du contrat.

Application en DSN
Pour ces salariés, le code Caisse professionnelle de congés payés doit être renseigné dans la rubrique S21.G00.40.022 et la base assujettie congés payés doit être à zéro.

Ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

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Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé à la caisse, même si les autres conditions sont réunies.

En cas de résiliation d’un CDD d’un an et plus avant le terme du douzième mois, l’employeur doit, s’il avait choisi d’assurer lui-même le paiement des congés, avertir la caisse dans les huit jours de la résiliation du contrat et régulariser dans son logiciel de paie les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril) afin de transmettre les montants dans le prochain fichier des DSN. 

 

Texte de référence

  • Code du travail : article D.3141-23.

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Autres cas particuliers

D’autres exceptions ou règles spécifiques s’appliquent aux salariés ayant certains statuts ou placés dans une situation particulière.

La déclaration à la caisse dépend du cadre juridique de cette formation :

  • en présence d’un contrat de travail, les salaires doivent être déclarés ;
  • dans le cas contraire (stage), pas de déclaration.

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Les qualités d’associé et de salarié ne sont pas incompatibles dès lors qu’il existe un contrat de travail supposant un lien de subordination effectif avec le dirigeant, des fonctions et une rémunération distinctes. Dans ce cas, le salarié associé doit être déclaré à la caisse.

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Lorsqu’une entreprise adhérente détache ses salariés en dehors du territoire français, elle n’est pas pour autant dispensée envers la caisse de son obligation d’affiliation, de déclarer les salaires et de verser ses cotisations (sauf chômage intempéries).

Pour tout détachement dans un pays étranger ayant fait l’objet d’une convention avec le réseau des Caisses de congés payés, (Italie, Autriche, Allemagne), contactez la caisse.

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Les salariés ayant statut de VRP sont hors du champ du régime de congés payés. Leurs rémunérations n’entrent donc pas dans la masse salariale sur laquelle sont calculées les cotisations.

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